Čistenie priečinka doručenej pošty je úlohou, ktorú väčšina z nás hodí na náš I'll-tackle-to-later-list - práve medzi podaním výpisov z bankoviek a organizovaním zásuviek. Ale prečo?
Pretože ľudia sú tvrdé, aby robili čokoľvek, ak nevidia obrátenú stranu.
Tu je dôvod, prečo organizácia schránok doručenej pošty má vysokú prioritu: urobí z vás šťastnejšiu, pokojnejšiu a produktívnejšiu ľudskú bytosť.
V štúdii, ktorú uskutočnila spoločnosť Radicati niekoľko rokov, výskumníci predpovedali, že priemerný pracovník by do roku 2015 poslal a dostal približne 125 e-mailov denne. To je asi 45 625 e-mailov ročne, vrátane "šialenstva", ale bez osobného e-mailu. Takže, ak máte priateľov, môžete ísť dopredu a naraziť, že číslo tak hore. Čo robí, že sa pridajú do času-múdry?
V roku 2012 spoločnosť McKinsey & Company zistila, že ľudia strávia približne 28% pracovného týždňa čítaním a odpovedaním na e-maily. To je zhruba 12 hodín týždenne. Neviem o vás, ale ak by som mohol znížiť toto číslo na polovicu, mal by som viac času na jogu.
Ale je to viac než len uvoľnenie vášho času. Myslím, že vaša schránka je reprezentáciou vašej mysle. A vyčistenie je naozaj o mieru, ktorá prichádza spolu s poraziť duševné neporiadok. Keď začnete premýšľať o e-mailom týmto spôsobom, zrazu vidíte dôležitosť dostať svoje schránky pod kontrolou.Tu sú niektoré kroky, ako začať:
1. Opýtajte sa sami ťažké otázky. Možno sa zaujímate, čo sa týka sebareflexie so schránkou. Všetko, naozaj. Vonkajšia je reprezentácia vnútorného. Premýšľajte o doručenej pošte ako s odrazom vášho stavu mysle, začnite tým, že sa pýtate, prečo ste nechali svoju schránku dostať mimo kontrolu a aké ďalšie veci by mohli v tvojom živote cítiť mimo kontrolu. Odpoveď môže byť jednoduchá ako nadmerná rezervácia alebo taká vážna, ako sa vyhnúť veľmi potrebnej kariérovej zmene. Identifikácia a riešenie týchto problémov môže byť najťažšou časťou celého procesu. Odpovedzte sa úprimne a budete duševne a emocionálne pripravení riešiť túto úlohu.
2. "RDFS" Vaše neprečítané e-maily. Vo svojej knihe Bird by Bird: Niekoľko inštrukcií pre písanie a život , Anne Lamott pripomína, že ako dieťa, jej brat bol raz zaplavený školským projektom o vtákoch. Jej otec povedal jej bratovi, aby prevzal projekt "vták po vtáku", aby nebol zastrašený obrovským úlohou, ktoré pred ním bolo. Môžete mať skľučujúce množstvo neprečítaných e-mailov, ktoré sa vám však podarí prekonať. Musíte to urobiť vták vtákom. Nemyslite si na to, že ste sa utiahli, stačí len odhodiť do vašej doručenej pošty trochu pripomenúť, že sa zaväzujete k tejto úlohe pre vaše duševné blaho. Vidieť každý e-mail, pretože všetci majú účel, zbavuje ich pocit, že ste niečo dokázali. "RDFS" je jednoduchý spôsob, ako to urobiť. Upravil som túto šikovnú skratku od bývalého môjho šéfa, ktorý mi povedal, že každý nový e-mail vyžaduje jednu zo štyroch krokov: okamžite reagovať, odstrániť bez odpovede, pokračovať alebo uložiť pre budúcu referenciu.Vzhľadom k tomu, že máte len štyri možnosti pre každý nový e-mail rozptýli pocity nerozhodnosti a bezmocnosti, znížili čas potrebný na triedenie vašich neprečítaných e-mailov a zvýšenie produktivity. Keď prejdete cez všetkých 5 000 vašich neprečítaných e-mailov (alebo čokoľvek vaše číslo je ... žiadny súhlas tu), veľká časť z nich môže spadať do kategórie "pokračovať" alebo "ušetriť pre budúcu potrebu", ale preto je dôležitý ďalší krok je získať organizačný systém, ktorý funguje pre vás.
3. Usporiadajte čo zostalo. Nikdy neprestáva ohromovať, ako sme boli sľubom organizácie. Úplne nová e-mailová služba spoločnosti Google s názvom Inbox využíva "e-mail ako model zoznamu úloh". Umožňuje vám triediť e-maily na kategórie "pinned", "snoozed" alebo "done" a zhromažďuje veľké množstvo e-mailov do "balíčkov" zväčšiť zvládnutie neporiadku v doručenej pošte. Áno, je to naozaj užívateľsky prívetivé, ale nenechajte sa ho zlákať. Nepotrebujete, aby sa vaše doručená pošta čistila. Neexistuje žiadny kúzelný život, ktorý by zjednodušil tento proces. Ale tu je dobrá správa: je tu hlúposť. Vyhlásenie doručenej pošty jednoducho vyžaduje vyvíjanie systému a jeho dodržiavanie. Ak sa na to môžete zaviazať, ste zlatí. Takto to robím: používam jednu poštovú schránku služby Gmail pre celú svoju poštu a po tom, čo som "RDFS" odovzdal moje nové e-maily, archivujem svoj " "E-maily používajúce priečinky služby Gmail, ktoré môžu byť farebne kódované a vnorené. Ak príslušný priečinok neexistuje, vytvorím nový. Mám teraz 65 aktívnych priečinkov. (Väčšina e-mailových serverov môže vykonávať podobnú funkciu, ak nepoužívate službu Gmail.) Potom sa zaoberám svojimi "následnými" e-mailmi, ktoré udržujem vo svojej doručenej pošte (snažím sa nikdy nechať toto číslo dostať viac ako 100, pretože viem osobne ma cíti ohromený). Ak tieto e-maily vyžadujú akciu z mojej strany, v Kalendári Google vytvorím "úlohu" (napr. "Vybrať miesto na obed s Lisou" alebo "Odoslať tabuľku Excel môjmu šéfovi") a pridať termín na túto úlohu, takže v prípade potreby dostanem pripomienku. Týmto spôsobom sa nebudem prebudiť uprostred noci znepokojujúce, čo som zabudol urobiť. Vážne, stojí za to spánok dobrej noci. Pokúste sa vytvoriť svoj vlastný organizačný protokol. Akákoľvek metóda, ktorá vám bude pohodlná a udržateľná, bude fungovať, ak sa na ňu budete držať.
4. Najprv vyriešte veľké skaly. Podľa Stephena Coveyho, ktorý napísal 7 návykov vysoko úspešných ľudí, "veľké skaly života" sú úlohy, ktoré ak nemáte prvé, nikdy sa k nim nikdy nedostanú. Napriek tomu sú často najdôležitejšie. A keď sa im vyhýbame, vážne nás vážia mentálne a emocionálne. Keď použijete veľkú rockovú metaforu na e-mail, uvidíte, aké ľahké je stráviť väčšinu svojho času online riešenie malých pieskov piesku - naliehavé e-maily, ktoré vyžadujú okamžité pozornosť a dať nám ilúziu produktivity - a odložiť veľké skaly - e-maily, ktoré vyžadujú, aby sme vážne premýšľali alebo robili. Čím dlhšie tieto veľké skaly získajú prioritu, tým väčšia úzkosť vyvolávajú pre nás. Rozptýlený potenciálny stres tým, že urobíte sľub, že najskôr sa budete zaoberať veľkými skalnými e-mailmi. Always. Môže sa to zdať proti-intuitívne riešiť ťažšie, časovo náročnejšie položky doručenej po prvýkrát, ale s časom zistiť, čo tieto e-maily vyžadujú od vás ušetrí čas a stres v dlhodobom horizonte.Moments po vydychovať, pocit uvoľnenie napätia v ramene, obdivovanie pôvodnej schránky doručenej pošty, začne sa znova naplniť. Taký je život. Ale nenechajte sa ohromiť - hĺbkové čistenie sa deje a to je ťažká časť. Údržba je jednoduchou súčasťou, keď máte na svojom mieste systém na ochranu pred hlúposťou. Hovorím zo skúseností, keď hovorím, že produktívne dni a pokojné noci budú všetky motivácie, ktoré potrebujete na to, aby sa vaša schránka nikdy nedostala do popredia.
